为大力推进我校办学治理体系,畅通办事渠道,提高服务水平,根据省教育厅《关于加强湖南省教育阳光服务平台建设的意见》(湘教发﹝2013﹞32号)《湖南省教育阳光服务平台建设工作考核办法》(湘教发﹝2014﹞11号)和《关于长沙市民办学历教育学校建立教育阳光服务平台的通知》(长教通﹝2020﹞34号)等文件要求,结合学校实际,制定我校阳光服务大厅建设规划。
一、阳光服务大厅设置
1.咨询窗口设置
在万国旗前台设置咨询窗口,每天安排1名顶岗实习学生值班。
2.值班窗口设置
根据职能处室分工和服务内容,阳光服务大厅暂时安排学生工作处、教务处、招生就业处、继续教育学院、财务处、后勤处6个部门,共计8个窗口,具体划分见图示。
窗口调整后分布图
二、服务大厅功能划分
(一)咨询窗口功能
服务台悬挂立体字“咨询服务台”,主要工作职责:
①负责阳光服务大厅日常维护;
②负责办事来访人员登记;
③负责来访人员的接待和引导;
④负责平时电话通知和导引到各职能处室;
⑤负责阳光服务大厅的其它管理工作。
(二)值班窗口功能划分
窗口名字在电子屏显示,每个窗口制作并摆放职责牌,包括联系人和联系电话:
1.学生工作处
安排2个窗口,主要履行下列职能1.学生证以及火车票优惠卡办理
2.生源地贷款回执录入
3.休学、复学、退学、入伍等手续签章
4.奖助学金评定工作监督
5.顶岗实习签章
6.学生档案调拨
7.在校学生信息查询
8.在校证明办理
9.学生宿舍的投诉问题
10.学生宿舍门锁问题
11.团组织关系咨询与转接
12.开介绍信
13.活动方案审议
14.对外活动衔接
联系人:吴凤至18670092229
2.教务处
安排2个窗口,主要履行下列职能:
窗口一:学籍办理、教材管理、学生成绩管理
1.学籍异动(学籍证明盖章、休学、复学、退学手续办理等)
2.学籍信息修改
3.学生毕业证补办
4.学生教材领退及费用清算
5.学生成绩管理:成绩查询、成绩单盖章等
窗口二:教学日常管理
1.日常教学管理:教室申请等
2.教学异常处理
联系人:王建平13974852994
3.招生就业处
安排1个窗口,主要履行下列职能:
1.负责学生录取状态查询;
2.处理招生录取工作及招生学生退档、预交学费退费问题;
3.负责招生期间家长、学生来校咨询与接待;
4.负责毕业生求职创业补贴;
5.负责毕业生生源核验;
6.负责毕业生离校手续单办理;
7.负责毕业生报到证办理及改派;
8.毕负责业生就业协议书及推荐表领取;
9.负责企业来校招聘接待工作。
联系人:卢方龙0731-88164788;0731-88204788
4.继续教育学院
安排1个窗口,主要履行下列职能:
1.职业技能鉴定报名(组织考试+领取证书)
2.考证报名(组织考试+领取证书)
3.自考报名(领取教材+领取毕业证+领取士学位证书)
4.成教报名(领取毕业证)
联系人:冯路15874234231、蔡雅婷18570621201
5.财务处
安排1个窗口,主要履行下列职能:
1.受理学生收费、退费、奖助学金发放等财务业务咨询;
2.受理学生退学退费及其他退费事项;
3.受理学生转专业、应征入伍等信息的登记;
4.受理学生收费、退费等相关投诉。
联系人:张宏 13080536240
6.后勤处
安排1个窗口,主要履行下列职能:
1.负责校园一卡通的开户、挂失、解挂、补卡以及数据查询等工作。
2.负责与财务对接,处理相关报表数据工作。
3.负责水电计费系统的运行和管理,以及水电信号传输线路故障排查,及时与技术支持单位联系排除故障,并做好换表记录。
4.负责水电系统收费统计、用量统计、数据备份。
5.负责学院报修平台的管理与维修服务跟踪监督工作。
6.负责校园车辆信息的录入及车辆公务卡的发放与回收工作。
7.负责教职工住宿安排和门锁绑定工作。
8.负责后勤保障服务的各项投诉受理、处理与回复工作。
联系人:王倩倩13808485947
三、服务大厅值班制度
1.实行信访接待日制度。每周二为信访接待日,由学校领导和中层干部值班,共同接待家长、学生和老师来访,非重大问题必须2个工作日内回复。
2.阳光服务大厅每周二为开放日,以方便学生办理有关事项,由各职能处室安排专人值班受理群众咨询、投诉和举报,非重大问题必须2个工作日内回复。
3.设置校长信箱24小时接收来信,每工作日上午12点前,由纪检监察和校办安排人员同一时间打开信箱收取来信,以免遗漏重要来信。校办分类并做好登记,及时回复至学校官网平台。
4.值班登记讲评制度。由校办统一制作值班登记本,校领导每天进行检查并签字,每月汇总值班情况。
四、服务大厅窗口布置
具体要求如下,建议由资产处请人设计并布置到位:
1.在科技孵化楼一楼西南角,设开放式服务窗口和来访人员休息区,建议配备办公桌椅,设立专用举报受理热线,购置足够的座椅供来信、来访者休息,以及其他办公必备的设施设备。
2.在科技楼北门进门圆形服务台悬挂“咨询服务台”立体字,南侧墙壁布置科技楼机关处室分布图,在桌面上放置阳光服务大厅办事流程。
3.在科技楼北门门口安装电子屏,显示“bet356体育亚洲版在线官网阳光服务大厅”字样,在阳光服务大厅内部显要位置悬挂包括:服务内容(办事指引、政策咨询、信访接待、举报受理、舆情回应)、服务理念、办事流程、联系方式(办公电话、电子邮箱、便民网站)等在内的宣传牌,内容由校办收集汇总交资产处。
4.在学校南北食堂、科技孵化楼正门出口显眼位置设置校长信箱。