团员档案是团员重要经历的体现，做好团员档案的管理工作，可以使团组织对每个团员的情况有一个基本的了解，有利于对团员的教育和管理。为使我院团员档案的管理规范化、系统化、条理化，根据《共青团中央组织部关于团员档案管理暂行规定》，特拟定以下管理办法：

一、团员档案的构成内容

团员档案包括：入团志愿书；组织鉴定；团内奖励决定；团内处分的调查、本人检查和组织决定等。

二、团员档案的转接

1、新生在入学后必须在规定时间内将由本人携带的由原来学校团组织密封的团员档案上交各团支部组织委员处，各支部收齐后交各系团总支组织部统一管理。对于通过邮政转递的团员档案，各系团总支应及时做好接收登记工作。系团总支组织部应对所有转接的新生团员档案记录备案。新生组织关系转入后，其日常团籍管理归属学生所在的系团总支。

2、团员因转学、退学等原因离校，需在离校前持团员证和班级开具的证明（证明中需说明因何原因离校及团费缴至时间），到系团总支组织部办理组织关系转出手续。各系团总支组织部应在团员证“组织关系转出”一栏填写转出日期、原因及团费缴至时间。

3、毕业生团员组织关系需办理转出手续的，在规定的时间由本人携带团员证到各系团总支办理。

三、团员档案保管期限

团员档案的管理时间从团员档案转入本院之日起，至团员档案转出本院之日止，毕业生毕业半年后团员档案归属到学生个人档案中进行统一管理。。

超龄离团的团员档案材料，从超龄离团之日起，保存一年后销毁。受团内处分的团员档案材料，从出团之日起，保存三年后销毁。死亡、自动退团的团员档案材料一般不再保存。自行脱团的团员档案，保存三年后销毁。凡需销毁的团员档案，系团总支需提前将名单上报院团委审核，经批准后方可销毁。院团委进行登记，以备查考。

团员入党后，其档案材料转交所在单位党组织统一保存。

四、团员档案日常管理

团员档案作为团员成长过程的记录，应实行动态管理。

1、团员档案的管理工作由各级团组织组织部派专人负责，并根据团员数量变动情况，定期核查整理，确保无缺漏。

2、团员证可由学生本人管理，但需每年按规定时间上交各系团总支进行注册。

3、各团支部应建立支部团员档案，档案由专人（团支部书记或组织委员）保管。以团支部为单位建立团员登记表，团员登记的主要项目有：姓名、性别、出生日期、民族、入团时间、团内职务、奖惩情况、备注等。团员的登记要作到内容准确，避免漏登、错登、重登。

4、团员在校期间的奖惩、思想汇报、检查和组织决定等材料，要及时放入档案。

5、新生团员在入学报到时如果没有入团志愿书和入团申请书等档案材料，各系团总支应要求其所在毕业中学出具相关证明材料，此证明材料可以作为该团员转入本院的组织关系的依据。

6、非团员在校期间如申请入团，可向团支部提出申请，按相关程序办理。入团后，建立个人团员档案。

7、团员在校期间如团员证遗失，以系团总支为单位，统一到院团委领用团员证和团员档案后自行办理。

8、团员年龄在28岁超龄离团。年满28周岁的团员，团支部应按照本人申请、支部讨论的程序为其办理超龄离团手续，并报上级团组织备案，档案另行管理。