为了贯彻执行院董事会关于规范我院财务工作、提高资金使用效益、便于学院广大教职工办理财务业务、提高办事效率和服务水平的指示精神，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《内部会计控制规范——货币资金（试行）》的有关规定，结合我院实际情况和财务工作要求，制定本规定。
第一条 实行年度预算管理模式，学院董事会对学院实行全面预算管理
（一）学院包干经费实行年度预算管理模式，学院经费支出审核签署的第一经济责任人为院长。学院包干经费必须按“量入为出，自求平衡”的原则统筹安排学院各部门的经费支出。学院负责各部门的预算编制及管理、监督部门预算的执行。学院对院董事会负责，各部门对学院负责。
（二）部门经费支出审核签署的第一经济责任人为各部门负责人（各二级学院、部、室、图书馆的行政正职或主持工作的副职，简称部门负责人，下同），对本部门经费支出的签批负第一审核领导人责任。遇部门行政正职空缺，则由主持部门全面工作的副职履行相关职责与职权。所有经费支出或借款不论金额大小须有部门负责人签署意见。
（三）各部门包干经费须按“量入为出，自求平衡”的原则安排本部门的经费支出。部门支出超预算时，财务处停止该部门的经费支出；确因特殊情况需要追加经费的，须书面报部门主管院领导、财务处签注意见后，呈报院长审批。
（四）部门包干经费支出的审批权限：日常经费支出或借款由部门负责人及主管院长签批，财务主管审核后报院长审批；院长开支报董事长审批。
（五）固定资产购置，先呈报院长，并经院董事会审核批准后由董事会组织购置。
（六）劳务费用、专家讲座费用的支出，须经院长审批。
（七）学院二级机构正、副职负责人以上干部到省外出差，由院长审批，院长出差由董事长审批。
（八）使用学院公用经费支出的差旅费，须经院长批准。
具体经费类别有部门包干预算经费、部门职能分管专项费用、部门创收经费、财政专项拨款经费、基建经费及其他经费等。
学院根据各部门相关管理职能，以下经费支出作为专项管理，由各分管部门负责。部门分管专项经费的使用必须专款专用，不得挪用；未经批准列支的内容，经办部门不能申报列支，财务处也不能接纳审核其支出。
（一）宣传费、党政干部培训费、车辆维修费、燃料费由综合部负责管理。
（二）外事经费、保卫费、中层干部会议费、学院专用公文费等由综合部负责，院办负责管理。凡列入学院支出的接待餐费，由院办统一管理，列支前一律报院长审批。
（三）工资、补贴、奖金、校内津贴、教工培训费、招聘费用等由人力资源处负责管理。
（四）教研经费、科研纵横向经费、教学实习经费等由教导部负责管理。
（五）招生经费、就业指导经费由学院院长直接负责管理。
（六）学生心理辅导经费等以及学生奖、贷、助学金等由学工处负责管理。
（七）学生会、团委活动经费由学工处（团委）负责管理。
（九）学院基建项目的支出（包括大型修缮项目），办公设备、教学仪器设备等专用设备购置由院办及后勤办根据需要将申报计划报学院董事会批准，由董事会直接管理。
（十）修缮费（学院零星维修项目）、水电费、绿化卫生费等由后勤处负责管理。
学校零星项目维修，为保证日常工作运转如电脑、电视机等费用在100元以内的，由相关部门填《报修单》，电话告知财务处，到湘外公司直接办理，报账时凭填写的《报修单》和票据按财务报销程序办理。经办人填写费用报销单——将报修单附在发票和费用报销单后——湘外公司人员在费用报销单上签字——财务处在费用报销单上签字---院长在费用报销单上签字报销。
（十一）学院网络通讯费、计算机等电子设备的购置计划申报和维修维护由网管中心管理。由院董事会负责组织购置。
（十二）图书购置费由图书馆负责提出购置方案，由院董事会直接管理。
（十三）继续教育以及举办的各类培训班、考点费用由继续教育学院（即培训中心）负责管理。（独立核算）
部门分管专项费用，由部门(项目)负责人签署初审意见，财务主管审核，院长审批；涉及跨部门会审的,需提交相关部门签署审核意见，如教科研费用等。支出前，如已有明细支出预算呈报院长批准的，报账时附上批准报告（原件），财务处审核后列支。
常规发放的校内工资津贴、假日补贴等，由人力资源办报财务处审核，院长审批。
（一）财政专项拨款的项目报告必须报财务处备案，同时报项目负责人名单（经院领导批准）。上级拨入的专项经费由财务办统一管理，专款专用。各列支内容必须遵守财务相关管理规定，先计划后开支，财务处严格审核把关，对不符合专项支出的内容，财务处可以拒付。
（二）由职能部门向财政部门申请的专项经费，原则上由项目负责人管理，财务处审核，报院长审批。
（三）财政专项拨款项目涉及的劳务费用（课酬）支出，由继续教育学院（培训中心）负责人管理，财务处审核，报院长审批。
（四）年度终了时，各经办部门必须写“财政专项绩效评价”报告，交财务处备案，同时上报院办。
第五条创收经费的管理，各部门创收项目实行收支两条线管理，纳入学院预算管理。
（一）各部门创收经费的支出。创收经费的各项支出必须符合学院相关财务制度规定，有违反相关制度规定的，财务人员可以拒绝办理支付。
（二）创收经费中的劳务费用（课酬）支出，须报院长审批。
（三）创收经费中的其他费用列支 100元以下（含100 元），由财务处审核，部门负责人审批，100元以上须经财务人员审核后报院长审批。同类费用不准分割报销。
（一）零星基建项目或零星维修工程项目的支出, 属预算内的支出，经财务主管初审，由院长审核，董事长审批。
上述未提及的其他经费支出，可参照部门职能分管专项经费的管理办法处理由经办部门负责人初审，财务主管审核后报院长审批。
1、凡预借公款者，必须填写统一印制的借款单或请购单。
2、借款单（或请购单）上的各项内容应如实填写清楚，其中用途内容应与报销支出内容相符，金额的大、小写应相符，不得涂改；填写用款人的姓名或用款部门，经部门负责人签署意见、有关领导审批后方为有效。预算外费用借支和预算内费用金额在一万元以上（含一万元）的借支需经董事长审批，一万元以内的预算内费用借支由院长审批。
3、凡借支出差旅费（含开会、调查研究、考察学习等），应填写出差地点、出差人员名单及职务、出差的起止时间。
4、凡借购置设备、物品等款的，应写明设备、物品名称。
5、凡去外地采购物资的，必须事前编报采购计划，经有关部门审核签署意见并办理好准购手续。采购经费由财务部门从银行汇划，不准携带现金或挪用差旅费在外采购。
6、凡购买大型、精密贵重的设备、仪器，应经有关专家鉴定、部门评估并办理好准购手续后，由董事会采购。
7、各部门以学院名义在外单位签订定货、加工合同或购物协议书，金额在1000元以上的，除经本部门领导审批外，必须经有关主管部门会审，报院长同意，院董事会批准后，加盖学院合同专用章方才有效（含学院所有经济合同），否则学院不承担履行合同义务，由此带来的所有不良后果由当事人负责。
2、预借公款一律用于公务、业务开支，公款不能用于私人借支。
3、借款须一借一清，前借未清，无特殊情况，不能办理新的借款。
4、凡用公款办事及采购设备物资，金额在 l000元以上的，原则上要使用转账支票（差旅费、零星采购除外），确有特殊情况，须经财务主管同意后才能支取现金。
5、教职工借款凭证，由会计附在记账凭证上，报销或交回借款时，由财务另开凭证，原借款凭证不退回。
（一）凡预借公款办理公务的，须按如下规定办理报账手续
1、在市区内采购设备物资的，借款后5日内办理报账手续。
2、到市区外采购设备物资的，采购人员回校后7日内（以差旅发票日期为准）办理报账手续。
3、属订购设备物资的，应在收到货物时及时办理验收入库手续并于收到发票账单后5日内办理报账手续。
4、属差旅费用的，出差人员回校后5日内办理报账手续。
5、寒暑假期间办理完毕的事项，应于新学期开学后5日内办理报账手续。
任何部门或个人均不得无故占用公款。凡借用公款并收到催款通知书后，不按上述规定且逾期一个月不办理结算报账手续的，由财务处从其工资或酬金中扣还借款和占用资金利息(按贷款利息计算)。
报账人应凭发票、单据到财务处办理报销手续。有关的发票、单据必须是正规合法，同时符合以下规定：
1、从校内校外单位取得的原始凭证，不论是发票还是收据，不符合税务、财政部门的规定，一律不予报销。原始凭证应有两章，即税务局监制的全国统一发票监制章或财政部门监制章和收款单位财务专用章（交通费以交通运输部门开具的正式票据为准）。
2、凡跨年度时间超过一年的票据，除年初年尾衔接时期，不予报销。
3、原始发票（凭证）背后要有经办人、证明人或验收人、部门负责人签名。
4、原始凭证应有用款项目名称、单位、数量及大小写金额，而且大小写金额必须一致。原始凭证应有开具日期及收款人签章。
5、原始凭证的填制内容一律不得涂改。会计人员对不真实的不合法的原始凭证拒绝受理；对不准确的不完整的原始凭证，会计人员应予以退回，要求其更正、补充。
1、凡购买贵重仪器、设备及大宗物资采购,应事先向学院申请，经院领导签注意见、院董事会审核批准后，由董事会直接采购。
2、凡购买的固定资产，报账之前，先送有关部门登记（教学、行政设备由后勤处登记，图书资料由图书馆登记）并填制固定资产入库单（一式四联），再凭填制的资产入库单（报账联）连同购物发票到财务处报账。
3、凡购买材料（实验材料、维修材料等低值易耗品）、劳保用品、教学参考资料或相关办公用品，如存放到后勤部门的仓库，报账前应填制物资存放单位的材料入库单（一式三份），然后凭入库单（报账联）连同采购发票到财务处报账，入库单应有负责保管物资的保管员或验收员签字。
4、对于某些实验用品及教学科研用品，因特殊原因无法取得正式发票的白条单（原则上金额在l00元以内）除部门负责人、经手人、验收人签字以外，应说明理由、用途，经财务处负责人审批后才能报销。
（四）教职工公务出差的差旅费，应填制由财务处提供的差旅费报账凭证，由所在部门负责人初审，经财务处审核，报院领导审批后报账。
（五）凡购图书、资料、教材等一次性支出在200元以上的，需附购书清单，验收人必须是图书资料管理员或教务处教材管理员。财务处凭入库单入账。财务处对每学期的教材使用情况进行清查。
（六）凡以领款单报销的，如教师兼课、超工作量酬金、评审费、加班费、劳务费、困难补助、奖学金等，领款单位应加盖公章，并有部门负责人、经办人签名，签收栏应由收款本人签名。原则上不予代签代领，不得虚报冒领。
（七）凡报销差旅费时发现与出差地点不符或无故绕道者，不予报销。参加会议的应持会议通知或证明。
（八）招待费，通讯费、差旅费，车辆使用费等费用标准由学院另行制订并报董事会批准后实行。
